- Excel管理で発生していた手間を削減
- 総務と部門間での連絡・ファイル受け渡しをスムーズに
- 社内面談の質を向上
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チャットやメール、電話でバラバラに受け付けていた依頼は「証明書発行依頼アプリで申請」となり、窓口は一本化された。
アプリを見れば、誰が、いつ、何を請求してきたかがわかる。未処理、対応完了もアプリ内で管理できるので、進捗管理のために転記する作業は無くなった。もちろん、対応の見落としや対応漏れ、内容の不備もない。
見落としや対応漏れの発生といったストレスや、Excelへの転記という事務作業が無くなり、依頼への対応は非常にスムーズにできるようになった。
経費や領収書の情報を@pocketに記録や添付で残すことができ、情報は@pocket上に集約された。@pocketを見れば経費全体が把握できるレベルになる。
その後も「商談管理」「利益報告」「請求書管理」「休暇申請」「交通費申請」といった社内の情報整備に役立つアプリを作って運用していくが、成果はすぐ実感できた。
休暇申請や交通費申請など報告関連のアプリも、担当が登録すれば上長や関係者に通知が入る仕組みだ。漏れもないし、バラバラになりがちの報告・連絡まわりの情報も集約され、業務改善につながった。
見込み顧客、既存顧客とも、営業活動の報告は同じオペレーションでできるため、シンプルな運用にも繋がった。
営業担当は@pocketに営業日報を記録。上長が営業日報を確認して、コメント機能を使いアドバイスを残す。他の営業もやり取りが見えるので、参考にすることもできており、上長と担当間のコミュニケーションとしてだけではなく、営業どうしの情報提供やアドバイスといったコミュニケーションの活性化にも繋がった。
よりコミュニケーションが円滑になり、業務効率の向上にも繋がっている。
@pocketで商談履歴の記録フォームを作り、「商談内容と商談履歴や所感」を記録するようにした。これで課題となっていた「商談履歴を記録して共有できる基盤」はできた。
記録することで自分の中で整理ができる。また別の人に見てもらうことで、客観的な意見を聞いたり、記載漏れの防止になったりということが期待できるという別のメリットも。
顧客情報と案件情報、対応状況を連携させて@pocketで管理できるようになったことで、誰がどのような相談をしてきて、どの企業がどういう対応をしたかが一覧できる状況になった。大きな問題となっていた顧客情報が残らないという点は解消されている。
また関係者間で顧客情報の共有ができているため、顧客である高齢者側も同じ説明を何度もしなくて済むようになり、顧客満足度向上にも役立つ状況になった。
